Cấu hình cột cho bảng Kanban của một nhóm
Thêm, đổi tên và sắp xếp các giai đoạn trên bảng Kanban của một phòng ban, đặt cột kết thúc quy trình và chọn giai đoạn mặc định cho phiếu mới.
Cột trên bảng Kanban là các giai đoạn của phòng ban, và mỗi phòng ban có bộ cột riêng. Trang này dựng bộ cột đó và chỉ ra cột nào nhận phiếu mới.
Mục tiêu
Phòng ban có một bộ cột đúng thứ tự quy trình, cột cuối được đánh dấu là cột kết thúc, và phiếu mới của phòng ban rơi vào đúng cột đầu.
Trước khi bắt đầu
- Vai trò quản trị viên. Các mục Phòng ban, Chính sách SLA và Lịch làm việc trong menu chỉ hiện với vai trò này. Thao tác cột cũng đòi quyền ghi trên giai đoạn phiếu, mặc định chỉ quản trị viên có.
- Phòng ban đã tồn tại ở Hỗ trợ → Phòng ban.
- Hai trục quyền: Vai trò và quyền theo tính năng.
Các bước
Mở Hỗ trợ → Kanban rồi bấm thẻ của phòng ban cần sửa.
Bấm Thêm cột ở khung mờ bên phải cùng, gõ tên vào ô Tên cột… rồi bấm Thêm cột. Cột mới xuất hiện ở cuối hàng.
Đổi tên một cột bằng biểu tượng bút chì (Đổi tên) ở đầu cột. Sửa xong nhấn Enter.
Kéo phần đầu cột sang trái hoặc phải để đổi thứ tự. Thứ tự này là thứ tự quy trình mà cả đội đọc mỗi ngày.
Bấm biểu tượng bánh răng (Cài đặt giai đoạn) để mở hộp thoại Chỉnh sửa giai đoạn.
Chọn Màu sắc và điền Giới hạn WIP (tùy chọn). Bỏ trống ô đó thì cột chạy ở mức Không giới hạn.
Bật Đánh dấu phiếu trong giai đoạn này là đã giải quyết cho cột cuối, và Tạm dừng đồng hồ SLA khi ở đây (giai đoạn bị loại trừ) cho cột chờ khách. Bấm Lưu.
Xoá một cột bằng biểu tượng thùng rác (Xóa cột). Trình duyệt hỏi lại, và máy chủ từ chối nếu cột còn phiếu.
Mở Hỗ trợ → Phòng ban → chọn phòng ban → tab Cài đặt. Đặt Giai đoạn phiếu mặc định rồi bấm Lưu thay đổi.
Kiểm chứng
Tải lại bảng: tên, màu và thứ tự cột giữ nguyên như bạn vừa đặt, và cột kết thúc mang nhãn Đóng ở đầu cột.
Tạo một phiếu mới cho phòng ban đó theo Tạo một phiếu hỗ trợ và trả lời khách: phiếu xuất hiện ngay ở cột bạn đã chọn làm Giai đoạn phiếu mặc định.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Xoá cột báo "Stage is in use by existing tickets. Move them first." | Cột còn phiếu; máy chủ không xoá cột đang dùng | Kéo hết phiếu sang cột khác rồi xoá lại |
| Vượt Giới hạn WIP mà console vẫn nhận thẻ | Giới hạn này chỉ đổi màu số đếm, không chặn | Coi nó là cảnh báo cho người điều phối |
| Bật Tạm dừng đồng hồ SLA khi ở đây mà hạn chót không đổi | Đồng hồ chỉ dừng ở các cột được tick trong Excluded stages của từng chính sách SLA | Mở chính sách và tick đúng cột đó, xem Đặt chính sách SLA cho một nhóm |
| Không thấy Phòng ban trong menu | Mục này chỉ mở cho quản trị viên | Nhờ một quản trị viên thao tác |
| Phiếu mới không vào cột nào | Phòng ban chưa đặt Giai đoạn phiếu mặc định | Làm lại bước cuối |