Theo dõi phiếu trên bảng Kanban của nhóm
Mở bảng Kanban của một phòng ban, đọc cột và huy hiệu SLA trên từng thẻ, rồi kéo thẻ sang giai đoạn khác để đổi trạng thái của phiếu.
Bảng Kanban là cách nhìn toàn bộ phiếu của một phòng ban theo giai đoạn, thay vì theo danh sách. Trang này đọc bảng và di chuyển một phiếu trên đó.
Mục tiêu
Bạn mở được bảng của nhóm mình, hiểu từng con số trên đầu cột và trên thẻ, và chuyển được một phiếu sang giai đoạn kế tiếp.
Trước khi bắt đầu
- Một tài khoản vận hành bất kỳ đọc được bảng. Kéo thả thì cần quyền ghi lên phiếu: vai trò quản trị viên, hoặc Quyền ticket ở mức Quản trị (có quyền ghi) — xem Vai trò và quyền theo tính năng.
- Phòng ban đã có ít nhất hai cột. Chưa có thì làm Cấu hình cột cho bảng Kanban của một nhóm trước.
- Ít nhất một phiếu đã gán giai đoạn; phiếu chưa có giai đoạn không hiện trên bảng.
Các bước
Mở Hỗ trợ → Kanban. Danh sách hiện mỗi phòng ban một thẻ, kèm địa chỉ thư của phòng ban đó.
Bấm thẻ của nhóm bạn. Bảng mở ra, thanh trên cùng ghi tổng số phiếu và tổng số giai đoạn.
Đọc đầu mỗi cột: chấm màu, tên giai đoạn, rồi số phiếu đang nằm trong cột. Cột kết thúc quy trình mang thêm nhãn Đóng.
Cột có giới hạn WIP in số dạng 5 / 4 và chuyển đỏ khi vượt. Đây là cảnh báo
màu, console vẫn nhận thêm thẻ.
Đọc thẻ: mã phiếu, độ ưu tiên, ngày cập nhật, số phản hồi và số tệp đính kèm. Huy hiệu SLA in Overdue, SLA breached, SLA met hoặc thời gian còn lại, luôn bằng tiếng Anh.
Kéo một thẻ sang cột khác. Console lưu giai đoạn mới và ghi lại lần chuyển đó.
Bấm vào thẻ để mở ngăn chi tiết. Ngăn này có khối SLA kèm Hạn chót, và khối Lịch sử giai đoạn liệt kê từng chặng phiếu đã đi qua.
Thêm phiếu ngay trên cột bằng nút Thêm phiếu: gõ Tiêu đề phiếu… rồi chọn một liên hệ. Nút lưu chỉ bật khi có đủ cả hai.
Bấm mũi tên trái ở đầu cột để Thu gọn cột đó. Cột thu gọn vẫn nhận thẻ kéo sang.
Kiểm chứng
Ngay sau khi thả thẻ, số đếm ở đầu hai cột liên quan đổi theo: cột cũ bớt một, cột mới thêm một. Tải lại trang, thẻ vẫn nằm ở cột mới.
Mở ngăn chi tiết của chính thẻ đó: khối Lịch sử giai đoạn có thêm một dòng cho giai đoạn hiện tại, đánh dấu hiện tại.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Thẻ không kéo được, bảng vẫn đọc bình thường | Tài khoản đang ở mức chỉ đọc phiếu | Nhờ quản trị viên nâng Quyền ticket lên Quản trị (có quyền ghi) |
| Thẻ không có huy hiệu SLA nào | Chưa chính sách SLA nào khớp phiếu đó | Xem Đặt chính sách SLA cho một nhóm |
| Ngăn chi tiết ghi "Không có chính sách SLA nào được gắn." | Cùng nguyên nhân trên, nói bằng câu đầy đủ | Như trên |
| Nút lưu ở khối Thêm phiếu không bật | Thiếu tiêu đề, hoặc chưa chọn liên hệ có tài khoản portal | Điền cả hai, hoặc tạo phiếu ở biểu mẫu đầy đủ |
| Bảng trống dù phòng ban có phiếu | Các phiếu đó chưa được gán giai đoạn nào | Đặt giai đoạn mặc định cho phòng ban rồi mở lại từng phiếu |