Nhắn tin trực tiếp với đồng nghiệp
Mở một phòng riêng giữa các nhân viên ngay trong console, để hỏi nhau việc mà không phải chuyển sang một ứng dụng chat khác.
Không phải câu hỏi nào giữa hai nhân viên cũng thuộc về hội thoại của một khách cụ thể. Console có phòng riêng cho những câu đó, nằm cạnh hàng đợi.
Mục tiêu
Có một phòng chat giữa bạn và một hoặc vài đồng nghiệp, dùng chung khung chat và thông báo với phần còn lại của console.
Trước khi bắt đầu
- Một tài khoản đang đăng nhập và đồng nghiệp cũng đã có tài khoản trong workspace.
- Biết trước ranh giới: việc dính tới một khách cụ thể nên nằm trong hội thoại của khách đó dưới dạng trao đổi nội bộ, xem Trả lời khách và ghi chú nội bộ.
Các bước
Mở mục Tin nhắn riêng trong nhóm Trò chuyện ở cột trái. Danh sách các phòng bạn đang tham gia hiện ở cột hàng đợi.
Bấm Tin nhắn riêng mới ở đầu danh sách. Bảng Bắt đầu tin nhắn riêng mở ra với ô Tìm đồng đội….
Gõ tên để tìm, bấm chọn một hoặc nhiều đồng nghiệp, rồi bấm nút Bắt đầu kèm số người đã chọn. Phòng mở ra ngay trong khung chat.
Gõ và gửi như một hội thoại thường. Phòng riêng không có hai tab soạn tin, vì không có khách nào ở đầu bên kia để phân biệt công khai với nội bộ.
Gõ @ để nhắc tên một người trong phòng. Trong phòng riêng, dấu @ dùng được
thẳng ở ô soạn tin.
Đổi tên phòng bằng cách bấm vào tên trên thanh tiêu đề rồi gõ tên mới. Việc này dành cho người trong phòng và cho quản trị viên.
Phòng riêng không phải hồ sơ của khách
Một quyết định về khách mà chỉ nằm trong phòng riêng thì người tiếp nhận sau không thấy. Những gì thuộc về một khách cụ thể nên viết dưới dạng trao đổi nội bộ trong chính hội thoại của khách đó.
Kiểm chứng
Phòng vừa tạo có mặt trong danh sách ở mục Tin nhắn riêng, và cũng hiện ở danh sách của những người bạn vừa chọn. Tin nhắn của bạn xuất hiện trong khung chat kèm trạng thái gửi. Bảng Thông tin liên hệ không mở ở phòng riêng, vì phòng này không gắn với một khách nào.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ô tìm không ra tên đồng nghiệp | Người đó chưa có tài khoản trong workspace | Làm Mời đồng nghiệp vào workspace trước |
| Nút bắt đầu mờ và bấm không được | Chưa chọn ai trong danh sách | Bấm vào ít nhất một tên rồi thử lại |
| Phòng mở ra nhưng không tắt thông báo được | Chỉ người theo dõi phòng mới tắt được thông báo của phòng đó | Nhờ một thành viên thêm bạn vào danh sách theo dõi |
| Không đổi được tên phòng | Việc này dành cho người trong phòng và quản trị viên | Nhờ một người đang ở trong phòng đổi giúp |