Phân công người phụ trách và nhóm
Giao một hội thoại cho đúng người, kéo thêm nhóm cùng xử lý và thêm người theo dõi, để không hội thoại nào nằm đó mà không ai chịu trách nhiệm.
Một hội thoại không có người phụ trách là một hội thoại ai cũng tưởng người khác đang lo. Trang này giao nó cho một người, và mời thêm những ai cần biết.
Mục tiêu
Hội thoại có đúng một người chịu trách nhiệm, có các nhóm cần thiết được kéo vào, và những người liên quan nhận được thông báo về nó.
Trước khi bắt đầu
- Quyền viết trên hội thoại: vai trò
administrator, hoặcrole_conversationsở mức admin — xem Vai trò và quyền theo tính năng. - Đồng nghiệp đã có tài khoản trong workspace; nếu chưa, làm Mời đồng nghiệp vào workspace trước.
- Nhóm phụ trách do quản trị viên tạo sẵn; hội thoại chỉ chọn được trong danh sách đã có.
Các bước
Mở một hội thoại từ hàng đợi. Thanh tiêu đề phía trên khung chat hiện tên khách, ô người phụ trách và cụm ảnh đại diện của người theo dõi.
Bấm ô người phụ trách — nó ghi Chưa phân công khi chưa có ai — rồi chọn một đồng nghiệp trong danh sách. Thay đổi được ghi ngay, không có nút lưu.
Mở bảng Thông tin liên hệ ở mép phải. Trong khối Cuộc trò chuyện có hai dòng Người phụ trách và Nhóm phụ trách.
Bấm nút sửa cạnh Nhóm phụ trách, chọn một hoặc nhiều nhóm rồi bấm Lưu. Một hội thoại giữ được nhiều nhóm cùng lúc, nên nhóm mở hội thoại vẫn còn đó khi nhóm thứ hai được kéo vào.
Thêm người theo dõi bằng cụm ảnh đại diện trên thanh tiêu đề: bấm vào đó rồi chọn Thêm người theo dõi. Người theo dõi nhận thông báo của hội thoại mà không phải là người chịu trách nhiệm.
Gửi một tin trong hội thoại là bạn tự động trở thành người theo dõi. Không cần tự thêm mình vào danh sách đó.
Người phụ trách và nhóm là hai chuyện khác nhau
Người phụ trách trả lời câu hỏi "ai đang cầm việc này". Nhóm phụ trách trả lời "bộ phận nào có phần trong đó". Đổi một cái không đổi cái kia, và cả hai đều không quyết định ai đọc được hội thoại.
Kiểm chứng
Thanh tiêu đề hiện tên người vừa chọn thay cho Chưa phân công, và bảng bên phải hiện đúng tên đó ở dòng Người phụ trách. Trong khung chat xuất hiện một dòng ghi lại việc phân công, kèm tên nhóm nếu bạn vừa đổi nhóm. Về hàng đợi bấm tab Của tôi: hội thoại vừa giao cho chính bạn phải nằm trong đó.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ô người phụ trách hiện tên nhưng bấm không mở danh sách | Tài khoản không có quyền viết hội thoại, ô chuyển sang dạng chỉ đọc | Xin quản trị viên cấp quyền quản trị hội thoại |
| Chọn xong thì tên bật về giá trị cũ | Máy chủ từ chối yêu cầu, console trả lại trạng thái trước đó | Đọc thông báo lỗi cạnh ô, thử lại sau khi tải lại trang |
| Không thấy nhóm cần chọn | Nhóm đó chưa tồn tại trong workspace | Nhờ quản trị viên tạo nhóm rồi quay lại |
| Hội thoại biến mất khỏi hàng đợi sau khi phân công | Hàng đợi đang ở tab Của tôi và bạn vừa giao cho người khác | Chuyển sang tab Tất cả để thấy lại |