Gộp hai liên hệ trùng lặp
Hấp thụ một hồ sơ trùng vào hồ sơ bạn đang mở, ngay trên tab Gộp. Hồ sơ được chọn bị xoá vĩnh viễn, nên có một bước xác nhận trước đó.
Một người nhắn qua hai kênh thì có hai hồ sơ, và bạn là người biết đó là một người. Trang này hướng dẫn gộp hai hồ sơ đó thành một trên tab Gộp của trang liên hệ.
Mục tiêu
Sau khi gộp, hồ sơ bạn đang mở giữ toàn bộ hội thoại, ticket, danh tính kênh, insight và lịch sử của hồ sơ kia. Hồ sơ kia không còn tồn tại.
Trước khi bắt đầu
- Quyền
unlinkcủa Liên hệ trên cả hai hồ sơ — cùng quyền dùng để xoá một liên hệ. Quản trị viên luôn có; các vai trò còn lại xem Vai trò và quyền theo tính năng. - Bằng chứng của riêng bạn rằng hai bản ghi là một người. Còn phân vân thì liên kết hai hồ sơ thay vì gộp.
- Biết trước hồ sơ nào được giữ: hồ sơ bạn mở trang chi tiết là hồ sơ sống, hồ sơ bạn chọn trong tab Gộp bị xoá.
Các bước
Mở mục Liên hệ, tìm hồ sơ bạn muốn giữ lại rồi bấm Xem chi tiết trên dòng của nó. Hướng gộp bắt đầu từ đây.
Ở bảng bên phải, bấm tab Gộp. Bảng hiện ô tìm kiếm, danh sách hồ sơ có thể hấp thụ và nút Gộp liên hệ.
Đọc nhóm Đã được xác nhận là cùng một người đứng đầu danh sách. Đó là những hồ sơ đồng nghiệp đã tự tay nối với hồ sơ này, nên là ứng viên gộp sát nhất.
Không tên nào trong nhóm đó đúng thì gõ vào ô Tìm theo tên, email hoặc số điện thoại…. Nhãn cuối mỗi dòng nói vì sao hệ thống nêu tên đó.
Bấm vào dòng của hồ sơ cần hấp thụ. Một dòng nền vàng hiện lên với câu Đã chọn — hồ sơ này sẽ bị hấp thụ và xoá, kèm tên hồ sơ đó.
Bấm Gộp liên hệ. Hộp Gộp và xoá một liên hệ? mở ra, nêu tên cả hai hồ sơ, những hạng mục được chuyển sang và câu cảnh báo không hoàn tác.
Đọc lại hai cái tên trong hộp. Đúng chiều thì bấm Gộp và xoá; ngược chiều thì bấm Hủy rồi mở trang chi tiết của hồ sơ kia và làm lại.
Chỉ khi cả hai hồ sơ đều có tài khoản đăng nhập portal, hộp chuyển sang bước thứ hai thay vì gộp ngay. Nó nói rõ tài khoản của hồ sơ nào bị bỏ, rồi bắt gõ lại tên hồ sơ đang mở vào ô bên dưới; nút xác nhận khoá cho tới khi gõ khớp. Bấm Chép tên để chép sẵn rồi dán vào — tên có dấu và có khoảng trắng, gõ tay dễ sai.
Đây không phải lỗi. Một unique index chỉ mang được một tài khoản, nên gộp chắc chắn mất một cái; bước gõ tên là chỗ bạn nói rõ mình biết đang bỏ tài khoản nào.
Gộp là xoá, và không có đường lùi
Hồ sơ bị hấp thụ bị xoá khỏi cơ sở dữ liệu: không có bản lưu, không có nút hoàn tác. Dữ liệu của nó đã chuyển sang hồ sơ được giữ, nhưng bản ghi thì mất hẳn. Chưa chắc hai hồ sơ là một người thì dùng liên kết hai hồ sơ: nhân viên vẫn thấy chung một lịch sử, và gỡ ra được bất cứ lúc nào.
Hộp xác nhận nêu hạng mục, không nêu số
Hộp xác nhận liệt kê những gì chuyển sang theo hạng mục: hội thoại, ticket, danh tính kênh, lịch sử hồ sơ. Nó không đếm trước bao nhiêu hội thoại hay bao nhiêu ticket sẽ chuyển. Gộp cũng làm từng cặp một từ trang chi tiết; danh sách Liên hệ không có thao tác gộp hàng loạt.
Kiểm chứng
Danh sách Liên hệ còn đúng một dòng cho người này, hồ sơ bị hấp thụ đã biến mất. Mở mục Trò chuyện: những hội thoại trước đây thuộc hồ sơ kia nay mang tên hồ sơ được giữ và mở ra dưới hồ sơ đó.
Ở ngay trang hồ sơ vừa gộp, mở tab Lịch sử: dưới hai mốc Đã tạo và Đã cập nhật là dòng ghi tên bạn, tên hồ sơ vừa bị hấp thụ và thời điểm gộp. Tên đó được đọc và lưu lại trước khi xoá, nên vẫn đọc được dù bản ghi kia không còn.
Cùng dòng đó cũng hiện trong khối Hồ sơ liên kết ở bảng bên phải khi mở một hội thoại của người này, sau khi bấm biểu tượng Lịch sử cạnh nhãn.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Báo cả hai hồ sơ đều đang giữ tài khoản đăng nhập portal | Một khách bị xoá rồi tạo lại ở hệ thống nền sẽ được cấp identifier thứ hai, nên hai hồ sơ cùng giữ một tài khoản portal. Chỉ giữ được một, nên máy chủ từ chối bằng 409 và không ghi gì | Không cần rời trang: hộp hỏi có bỏ tài khoản của hồ sơ bị hấp thụ không. Hồ sơ còn sống giữ tài khoản của chính nó. Nếu tài khoản cần giữ là bên kia thì Huỷ rồi gộp từ hồ sơ đó |
| Hồ sơ bị hấp thụ có tài khoản portal còn hồ sơ giữ lại thì không | Không phải sự cố — tài khoản được chuyển sang hồ sơ còn sống, khách vẫn đăng nhập được như cũ | Không phải làm gì |
| Gộp bị từ chối vì thiếu quyền, hoặc hồ sơ cần hấp thụ không hiện trong danh sách | Tài khoản không có quyền unlink của Liên hệ trên một trong hai hồ sơ — quyền này được kiểm trên cả hai | Nhờ quản trị viên cấp quyền, xem Vai trò và quyền theo tính năng |
| Danh sách gợi ý trống | Facebook và Zalo không trả về email hay số điện thoại thật của khách, nên không có gì để đối chiếu | Gõ tay tên khách vào ô tìm kiếm |
| Một hội thoại vẫn mang tên hồ sơ đã bị xoá | Tiêu đề do nhân viên đặt tay không bị ghi đè khi gộp, theo đúng thiết kế | Đổi tên hội thoại đó bằng tay |