Mẫu câu trả lời và chữ ký
Tạo thư viện câu trả lời của riêng bạn rồi chèn bằng dấu gạch chéo trong ô soạn tin, và đặt một chữ ký để thêm vào cuối tin khi cần.
Một ca trực có vài câu bạn gõ lại chục lần. Trang này cất chúng thành mẫu và chèn lại bằng vài ký tự, kèm chữ ký cuối tin.
Mục tiêu
Những câu bạn dùng nhiều nằm sẵn trong ô soạn tin dưới một phím tắt, và chữ ký của bạn vào đúng chỗ bạn muốn.
Trước khi bắt đầu
- Một tài khoản đang đăng nhập; mẫu trả lời và chữ ký thuộc về từng người, không phải cấu hình chung của workspace.
- Nội dung câu trả lời đã thống nhất với đội, nếu đó là câu chạm tới chính sách.
- Đường dẫn cũ
/settings/canned-responseskhông còn là một trang; nó chuyển hướng về Cài đặt với tab tương ứng.
Các bước
Bấm biểu tượng Cài đặt ở chân cột điều hướng, cạnh tên tài khoản của bạn.
Chọn tab Mẫu trả lời nhanh. Danh sách mẫu hiện ra kèm ô tìm theo phím tắt, tiêu đề hoặc nội dung.
Bấm Tạo mẫu, điền Phím tắt, Tiêu đề, Nội dung rồi bấm Lưu.
Dấu và khoảng trắng trong phím tắt được chuyển tự động, ví dụ "Báo Giá" thành
bao-gia.
Quay lại một hội thoại, gõ / rồi phím tắt trong ô soạn tin. Chọn mẫu trong
danh sách hiện lên để chèn toàn bộ nội dung vào chỗ con trỏ.
Khi ô soạn tin còn trống, console tự gợi ý vài mẫu khớp câu hỏi mới nhất của khách dưới nhãn Gợi ý. Bấm một gợi ý là chèn, gõ chữ là chúng biến mất.
Đặt chữ ký ở tab Hồ sơ của cùng trang Cài đặt: điền ô Chữ ký rồi bấm Lưu thay đổi.
Trong ô soạn tin, bấm nút Chèn chữ ký để thả chữ ký vào vị trí con trỏ. Không tin nào tự động có chữ ký.
Mẫu trả lời là của riêng bạn
Thư viện mẫu gắn với tài khoản đang đăng nhập; đồng nghiệp không đọc và không dùng được mẫu của bạn. Cần một câu trả lời chuẩn cho cả đội thì hiện phải mỗi người tự tạo một bản.
Kiểm chứng
Mẫu vừa tạo có mặt trong danh sách ở tab Mẫu trả lời nhanh, kèm phím tắt của
nó. Trong một hội thoại, gõ / cùng phím tắt đó và chọn mẫu: nội dung phải hiện
đủ trong ô soạn tin. Số lần dùng bên cạnh mẫu tăng lên sau mỗi lần chèn.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
Gõ / nhưng không có danh sách | Dấu gạch chéo phải đứng đầu dòng hoặc ngay sau một khoảng trắng | Xoá ký tự liền trước rồi gõ lại / |
| Danh sách hiện nhưng không có mẫu cần tìm | Phím tắt đã được chuyển thành dạng không dấu khi lưu | Mở tab Mẫu trả lời nhanh và đọc lại phím tắt thật |
| Bấm Chèn chữ ký thì hiện Chưa có chữ ký | Ô chữ ký trong tab Hồ sơ còn trống | Điền chữ ký rồi bấm Lưu thay đổi |
Mở /settings/canned-responses lại thấy trang Cài đặt | Đường dẫn cũ được chuyển hướng, không còn trang riêng | Dùng thẳng tab Mẫu trả lời nhanh |