Sắp xếp thư bằng thư mục, nhãn và cờ
Dựng thư mục riêng trong hòm thư, gắn nhãn màu cho thư, và dùng khung nhìn Đã gắn cờ để gom những thư bạn định quay lại.
Cột trái của mục Email có ba công cụ sắp xếp khác nhau: thư mục là nơi thư nằm, nhãn là thứ thư mang theo, cờ là dấu riêng của bạn. Trang này dùng cả ba.
Mục tiêu
Hòm thư có thư mục của riêng bạn, thư quan trọng mang nhãn màu, và những thư cần quay lại gom được trong một khung nhìn duy nhất.
Trước khi bắt đầu
- Một hòm thư đã nối trong mục Email — xem Kết nối hòm thư IMAP/SMTP.
- Thư mục và nhãn được tạo thẳng trên máy chủ thư, không phải chỉ trong console.
- Vì vậy chúng cũng hiện trong ứng dụng thư khác đang mở cùng hòm thư đó, và xoá đi là xoá ở cả hai nơi.
- Mỗi hòm thư có cây thư mục và bộ nhãn riêng; chuyển hòm thư là đổi cả hai.
Các bước
Mở Email. Cây Thư mục xếp cố định theo thứ tự Hộp thư đến, Đã gắn cờ, Bản nháp, Đã gửi, Lưu trữ, Thùng rác, Thư rác, Tất cả thư.
Bấm Tuỳ chọn thư mục cạnh chữ Thư mục, chọn Thư mục mới, gõ Tên thư mục rồi nhấn Enter. Thư mục vừa tạo nằm dưới nhóm cố định.
Kéo một thư từ danh sách giữa và thả vào thư mục đó. Console báo Đã chuyển 1 thư.
Cần chuyển nhiều thư thì tích ô chọn ở đầu mỗi dòng — thanh công cụ phía trên danh sách mở khoá — rồi bấm Chuyển tới và chọn thư mục đích.
Đổi tên hay bỏ một thư mục bằng Đổi tên thư mục và Xoá thư mục trong cùng menu. Xoá lấy theo toàn bộ thư bên trong, thực hiện trên máy chủ thư và không hoàn tác được từ đây.
Xuống mục Nhãn, bấm dấu cộng Nhãn mới, gõ Tên nhãn, chọn một màu rồi bấm dấu tích.
Chọn vài thư, bấm Nhãn trên thanh công cụ đó rồi tích nhãn cần gắn. Console báo Đã gắn nhãn cho 2 thư theo số thư bạn chọn.
Bấm tên nhãn ở cột trái để xem mọi thư mang nhãn đó trong cả hòm thư. Bấm lần nữa để quay về Hộp thư đến.
Gắn cờ một thư bằng nút Gắn cờ hiện lên khi trỏ chuột vào dòng thư, rồi mở Đã gắn cờ để xem tất cả thư đang có cờ.
Kiểm chứng
Thư mục mới nằm trong cây, và mở nó thấy đúng những thư bạn vừa kéo sang. Nhãn hiện thành chấm màu ở cột trái, kèm số thư mang nhãn, và thành chip màu trên từng dòng thư trong danh sách.
Mở Đã gắn cờ: danh sách gom các thư bạn vừa gắn cờ, kể cả thư nằm trong Đã gửi. Kiểm tra chéo bằng ứng dụng thư khác của cùng hòm thư — thư mục và nhãn mới cũng có ở đó.
Sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Ứng dụng thư khác không có thư mục Đã gắn cờ | Đây là khung nhìn dựng theo cờ của thư, không phải thư mục trên máy chủ | Không cần xử lý, thư vẫn nằm nguyên chỗ cũ |
| Nhãn hiện ở ứng dụng khác dưới dạng từ khoá lạ | Nhãn được lưu bằng keyword của IMAP | Đặt tên nhãn ngắn, không dấu cách thừa |
| Xoá nhãn đang mở xong bị đưa về Hộp thư đến | Khung nhìn của nhãn đó không còn tồn tại | Đúng thiết kế, không phải lỗi |
| Ở Bản nháp và Đã gửi không có nút đánh dấu đã đọc hay Lưu trữ | Hai thư mục này chỉ nhận gắn cờ và xoá | Dùng Chuyển tới nếu cần đưa thư sang chỗ khác |
| Xoá thư trong Thùng rác lại hỏi Xoá vĩnh viễn | Ở thùng rác, xoá là xoá hẳn trên máy chủ thư | Đọc kỹ hộp thoại; không có đường lấy lại |
| Thư mục vừa tạo không thấy đâu | Máy chủ thư từ chối tên đó, thường vì ký tự đặc biệt | Bấm Làm mới rồi tạo lại bằng tên chỉ có chữ và số |